• Čeština
  • English
  • Deutsch

Invoicing Console: Nástroj pro předfakturaci

Nástroj pro správu průběhu fakturace přeprav, vytendrovaných cen a vícenákladů.

Automatizovaný nástroj pro předfakturaci v logistice slouží klientovu oddělení logistiky k vytvoření přesných podkladů pro fakturaci přepravních společností, sledování fakturace jednotlivých dopravců a vytvoření podkladu pro každoměsíční účetní uzávěrku. Klientovi se v tomto případě staráme o veškeré potřebné změny v nastavení systému předfakturace i o pravidelnou aktualizaci vstupních dat v nástroji

Proč automatizovaný nástroj pro předfakturaci

Klient spolupracuje s několika přepravními společnostmi a každá z nich realizuje vyšší desítky až stovky přeprav měsíčně. Před zavedením Invoicing Console: Nástroje pro předfakturaci neměl zavedený jednotný systém na kontrolu fakturace dopravců. Docházelo ke ztrátám a zmatkům při dohledávání realizovaných přeprav i ke zmatkům ve fakturaci, kdy se jedna přeprava rozdělená na části objevila na více fakturách. Bylo tedy třeba vytvořit jeden modul pro sledování všech přeprav a jejich ceny, který by zároveň zpracoval data v podobě splňující nároky účetní uzávěrky dle pravidel stanovených legislativou a interními pravidly finančního oddělení.


Jak to funguje

Invoicing Console se aktualizuje dvakrát do měsíce. Do datové části nástroje vstupují data o realizovaných přepravách. Data pocházejí z několika zdrojů z klientových databázových systémů a v Nástroji pro předfakturaci projdou sérií výpočtů, které přepravy roztřídí nejen podle dopravců, ale i podle logistického kanálu, a které zajistí, že údaje o každé přepravě potřebné ke stanovení ceny jsou kompletní.

Každá přepravní společnost má v Invoicing Console svůj list, kam se automatizovaně propisují data o realizovaných přepravách za uplynulé období. U každé přepravy je část s výpočtem ceny, který je taktéž automatizovaný a vychází z ceníkových cen zanesených v servisní části nástroje. Cenu za přepravu nástroj automaticky přiřazuje podle typu přepravy ke konkrétnímu účtu, na který v účetnictví spadají náklady za daný typ přeprav.

Ceny přeprav dále spravuje a kontroluje pověřený pracovník, který má na starosti praktický chod dispečinku přeprav. Nástroj pro předfakturaci obsahuje část pro vepsání případných vícenákladů, které mohly v souvislosti s konkrétní přepravou oprávněně vzniknout. Také vícenáklady jsou propojeny s konkrétním účtem z účetnictví. Podklady z Invoicing Console zasílá pověřený pracovník dopravcům jako podklad pro fakturaci přeprav za uplynulé období.

Vedle části se stanovením ceny (má fakturovat) je část pro zanesení vyfakturované částky za danou přepravu (fakturoval), opět po účtech dle účetnictví. Rozdíl mezi vyfakturovanými a nevyfakturovanými přepravami na každém účtu se propisuje do účetní uzávěrky (accrualu), která sleduje soupis nevyfakturovaných nákladů.

Související služby

V souvislosti se správou Nástroje pro předfakturaci zajišťujeme také automatizovaný Nástroj pro výpočet accrualu, který připravuje za logistiku data pro každoměsíční účetní uzávěrku. Každodenní operativu v logistice usnadňuje našim klientům řada našich dalších nástrojů, například Nástroj na sledování nedoručených objednávek nebo Denní přehled KPIs v logistice.


Za 12 let nasazení aplikace v korporátním prostředí zkontrolovala, vyhodnotila cenu a připravila na finanční uzávěrku více jak

864224 přeprav

Milujeme analýzy
a reporting. S láskou
se postaráme o ty vaše.

Kontaktujte nás